Ve všech případech musí nahrávající poskytnout příslušné důkazy k prokázání, že se soubor nachází ve veřejné doméně, nebo že jej vlastník autorských práv uvolnil pod vhodnou licencí. Typicky je k tomu potřeba alespoň uvést zdroj souboru^[1] a jeho původní zdroj, pokud se jedná o odvozené dílo. Také by měl být identifikován tvůrce nebo vlastník autorských práv, pokud je známý nebo rozumně zjistitelný. V případě jakýchkoliv pochybností pak může být třeba poskytnout důkazy, že vlastník autorských práv skutečně uvolnil dílo pod danou licencí.

Pokud je souborem fotografie, která obsahuje rozpoznatelnou osobu, může být třeba její souhlas, jak vysvětluje stránka Commons:Fotografie rozpoznatelných osob.

Ve všech případech leží důkazní břemeno na osobě, která soubor nahrála, nebo na jiné osobě, která se zasazuje za jeho uchování, a ta musí prokázat, že podle toho, co lze rozumně zjistit:

• je soubor ve veřejné doméně a je řádně licencovaný a
• byly získány veškeré potřebné souhlasy.

U starších souborů mohou datum a země vydání pomoci určit, zda se soubor vzhledem ke svému stáří nachází ve veřejné doméně.